Outsource คืออะไร? ทำความเข้าใจกับการใช้บริการจากบริษัท Outsource

ในโลกของการแข่งขันทางธุรกิจที่มีการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว การปรับตัวและหากลยุทธ์ใหม่ ๆ เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานรวมไปถึงการควบคุมต้นทุนเป็นสิ่งที่จำเป็นสำหรับทุกองค์กร ซึ่งหนึ่งในกลยุทธ์ที่กำลังได้รับความนิยมอย่างมากในปัจจุบันคือ การใช้บริการจาก IT Outsource หรือการจ้างองค์กรภายนอกให้รับผิดชอบการดำเนินงานบางส่วนแทนในบทความนี้จะพาทุกคนไปทำความรู้จักว่าการจ้างงาน Outsource คืออะไร? เหตุผลที่ควรใช้บริการ Outsource ในการทำงาน พร้อมแนะนำวิธีเลือกจ้างบริษัท IT Outsourcing ว่าควรหาจากแหล่งไหนดีที่สุด

Outsource คืออะไร?

Outsource คือ การว่าจ้างบริษัทหรือบุคคลภายนอกให้เข้ามารับผิดชอบงานบางส่วน หรืองานทั้งหมดในกระบวนการทำงานแทนการดำเนินการด้วยบุคลากรภายในองค์กรเอง เมื่อองค์กรจ้าง Outsourcing มักจะเป็นการจ้างงานในส่วนที่ต้องการความเชี่ยวชาญเฉพาะด้าน โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อลดต้นทุนค่าใช้จ่าย เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน และให้องค์กรสามารถมุ่งเน้นไปที่การดำเนินธุรกิจในส่วนอื่นได้อย่างเต็มที่

สำหรับการจ้าง Outsource นั้นอาจเป็นการจ้างองค์กร บริษัทอื่น ๆ หรือจะเป็นการจ้างพนักงาน Outsource ที่เป็น Freelancer มาทำงานในบางโครงการหรือบางโอกาส แทนที่การจ้างพนักงานประจำ ซึ่งงานที่นิยมจ้าง Outsource ส่วนใหญ่จะเป็นงานที่เกี่ยวข้องกับ งานด้านไอที บัญชีและการเงิน งานด้านทรัพยากรบุคคล งานด้านการตลาด การพัฒนาผลิตภัณฑ์ หรืองานเขียนเป็นต้น ทั้งนี้การเลือกใช้บริการจาก Outsource จะขึ้นอยู่กับความต้องการและกลยุทธ์ทางธุรกิจของแต่ละองค์กร ที่จะตัดสินใจใช้ Outsource เพื่อมาเติมเต็มหรือดำเนินการในแต่ละขั้นตอนของการดำเนินธุรกิจ

ทำไมควรจ้าง Outsource?

หลังจากที่ได้ทราบกันไปเบื้องต้นแล้วว่า Outsource คืออะไรและสามารถช่วยเหลือธุรกิจได้อย่างไรบ้าง ถัดไปเราจะมาทำความเข้าใจเพิ่มเติมกันว่าเพราะเหตุใดถึงควรจ้าง Outsource เข้ามาดำเนินงานบางส่วนภายในธุรกิจ

1. ช่วยลดค่าใช้จ่าย

เหตุผลข้อแรกที่ควรจ้าง Outsource คือเรื่องของการลดค่าใช้จ่าย ซึ่งเป็นเหตุผลหลักที่องค์กรจำนวนมากเลือกใช้บริการ Outsource โดยสามารถช่วยให้องค์กรสามารถประหยัดค่าใช้จ่ายได้ในหลายด้านอย่างเช่น ด้านบุคลากรที่การจ้าง Outsource ช่วยลดค่าใช้จ่ายในการจ้างพนักงานประจำ ทั้งเงินเดือน สวัสดิการ ค่าประกันสังคม เงินกองทุนสำรองเลี้ยงชีพ และค่าใช้จ่ายอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง โดยองค์กรสามารถปรับลดหรือเพิ่มจำนวนบุคลากรจาก Outsource ตามปริมาณงานได้อย่างคล่องตัว

นอกจากนี้การจ้าง Outsource ยังช่วยลดค่าใช้จ่ายด้านสถานที่และอุปกรณ์สำนักงาน เนื่องจากไม่ต้องจัดหาพื้นที่ทำงานและอุปกรณ์เอง ค่าใช้จ่ายในการฝึกอบรมและพัฒนาบุคลากรก็ถูกลดลง เนื่องจากองค์กรไม่จำเป็นต้องจัดการฝึกอบรมเอง เพราะทางบริษัท Outsource จะเป็นผู้รับผิดชอบค่าใช้จ่ายเหล่านี้และจะเป็นผู้ดูแลรับผิดชอบการฝึกอบรมให้บุคลากรของตนเอง

2. มีความยืดหยุ่นในการทำงาน

เหตุผลข้อถัดมาที่ควรจ้าง Outsource คือ เรื่องความยืดหยุ่นในการทำงาน การใช้บริการ Outsource มีความยืดหยุ่นเป็นอย่างมากในการบริหารกำลังคนและปรับเปลี่ยนกำลังคนตามปริมาณงานได้อย่างคล่องตัว ซึ่งแตกต่างจากการจ้างพนักงานประจำที่มีข้อจำกัดเรื่องสัญญาจ้างและต้นทุนค่าใช้จ่ายต่าง ๆ ที่เกิดขึ้น

เมื่อองค์กรมีปริมาณงานมากขึ้นในบางช่วงเวลา ก็สามารถจ้าง Outsource เพิ่มเติมได้ทันที โดยไม่ต้องเสียค่าใช้จ่ายในการหาคน ฝึกอบรม และจ่ายค่าจ้างพนักงานใหม่ ในทางกลับกันเมื่องานลดลง องค์กรก็สามารถยกเลิกสัญญากับ Outsource ได้โดยง่ายเพียงไม่ต่อสัญญาในรอบถัดไป ซึ่งช่วยลดภาระค่าใช้จ่ายลงได้อย่างมาก

3. พนักงานชั่วคราวที่มีประสบการณ์

หนึ่งในเหตุผลสำคัญของการจ้าง Outsource คือ องค์กรสามารถได้พนักงานชั่วคราวที่มีประสบการณ์และพร้อมปฏิบัติงานได้ทันที โดยไม่ต้องใช้เวลาและทรัพยากรในการสรรหา คัดเลือก และฝึกอบรมพนักงานใหม่เอง

โดยทางบริษัท Outsource มักมีบุคลากรที่ผ่านการคัดสรรมาแล้วว่ามีความรู้ความสามารถและประสบการณ์การทำงานในสายงานนั้น ๆ เป็นอย่างดี สำหรับองค์กรที่ต้องการกำลังคนเพิ่มเติมสำหรับโครงการหรืองานเฉพาะกิจ ทางบริษัท Outsource สามารถจัดหาบุคลากรที่มีคุณสมบัติตรงตามความต้องการมาปฏิบัติงานได้ในทันที โดยไม่ต้องสูญเสียเวลาและค่าใช้จ่ายในการฝึกอบรมเบื้องต้น

4. ผู้ที่มีความเชี่ยวชาญเฉพาะด้าน

นอกจากการจ้าง Outsource จะทำให้ได้บุคลากรชั่วคราวที่มีประสบการณ์แล้ว ยังได้รับบริการจากผู้ที่มีความเชี่ยวชาญเฉพาะด้านนั้น ๆ ด้วยเช่นกัน โดยทั่วไปแล้วบริษัท Outsource จะมีบุคลากรที่มีความรู้ความชำนาญเฉพาะทางในแต่ละสายงาน เนื่องจากบริษัทเหล่านี้มุ่งเน้นการให้บริการเฉพาะด้าน จึงได้ลงทุนคัดสรรและฝึกอบรมบุคลากรให้มีความเชี่ยวชาญสูงในงานนั้น ๆ เป็นพิเศษ

5. องค์กรสามารถมุ่งเน้นไปที่เป้าหมายหลักได้อย่างเต็มที่

เหตุผลข้อสุดท้ายที่ควรจ้าง Outsource จะเป็นเรื่องที่ช่วยให้องค์กรสามารถมุ่งเน้นไปที่เป้าหมายหลักได้อย่างเต็มที่ เพราะเมื่อองค์กรตัดสินใจมอบหมายงานบางส่วนให้กับบริษัทภายนอกหรือผู้เชี่ยวชาญภายนอกรับผิดชอบ นั่นหมายถึงการลดภาระงานและทรัพยากรบุคคลภายในองค์กรลง ส่งผลให้บุคลากรภายในสามารถมุ่งมั่นกับเป้าหมายหลักที่มีความสำคัญสูงสุดต่อความสำเร็จของธุรกิจได้อย่างเต็มที่

เลือกจ้าง Outsource จากที่ไหนดี?

การเลือกจ้าง Outsource ที่เหมาะสมเป็นสิ่งสำคัญที่จะส่งผลต่อคุณภาพของงานและความสำเร็จของโครงการ โดยทั่วไปช่องทางในการค้นหา Outsource จะมีอยู่ด้วยกัน 2 ช่องทางได้แก่

1. แพลตฟอร์มโซเชียลมีเดีย

ช่องทางแรกในการค้นหา Outsource จะเป็นแพลตฟอร์มโซเชียลมีเดียอย่าง Facebook, Twitter หรือแพลตฟอร์​มจ้างงานฟรีแลนซ์อย่าง Fastwork ก็เป็นช่องทางที่สะดวก รวดเร็ว และมี Outsource ให้เลือกมากมาย แต่ข้อเสียก็คือยากต่อการควบคุมคุณภาพ เนื่องจากบางครั้ง Outsource กลุ่มนี้อาจไม่ได้มาจากองค์กรที่มีผู้ควบคุมดูแล นอกจากนี้ยังอาจเสี่ยงต่อการหลอกลวงได้เพราะไม่มีหลักประกันใด ๆ

2. บริษัท Outsource

ช่องทางที่สองในการค้นหา Outsource จะเป็นการติดต่อผ่านทางบริษัท Outsource ที่ให้บริการรับจ้างอย่างมืออาชีพ โดยมักเป็นบริษัทที่มีความเชี่ยวชาญและประสบการณ์เฉพาะด้าน สามารถควบคุมคุณภาพบุคลากรได้ นอกจากนี้ยังมีความรับผิดชอบสามารถตามงานได้ในกรณีที่เกิดปัญหา เนื่องจากบริษัทเหล่านี้จะมีที่ตั้งและข้อมูลติดต่อที่ชัดเจน

ดังนั้นหากใครที่ต้องการจ้าง Outsource เพื่อรับประกันคุณภาพของงาน มีความน่าเชื่อถือ และลดความเสี่ยงจากการถูกหลอกลวง การเลือกจ้างบริษัท Outsource จะเป็นทางเลือกที่เหมาะสมกว่า แม้ว่าอาจจะมีค่าใช้จ่ายสูงกว่าการจ้าง Freelancer แต่ก็คุ้มค่าเมื่อเทียบกับความเสี่ยงที่ลดลงและงานได้รับงานที่มีคุณภาพดีตรงตามความต้องการ

บริษัท Outsource มีแบบไหนบ้าง?

บริษัท Outsource ในปัจจุบันมีบริการหลากหลายรูปแบบ เพื่อตอบโจทย์ความต้องการของธุรกิจที่แตกต่างกัน บางบริษัทอาจมุ่งเน้นให้บริการเฉพาะด้าน ในขณะที่บางแห่งก็มีบริการแบบครอบคลุม โดยตัวอย่างบริการของบริษัท Outsource จะมีดังนี้

• IT Development Outsourcing เป็นบริการที่มุ่งเน้นพัฒนาระบบและแอปพลิเคชันด้านไอทีให้แก่องค์กรของลูกค้า ทั้งการพัฒนาซอฟต์แวร์ เว็บไซต์ แอปพลิเคชันมือถือ รวมไปถึงระบบสำหรับการประมวลผลข้อมูลขนาดใหญ่ เป็นต้น

• Software Development Outsourcing จะเน้นให้บริการพัฒนาซอฟต์แวร์ทุกประเภท ตั้งแต่ซอฟต์แวร์สำหรับใช้งานบนคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์พกพา ไปจนถึงซอฟต์แวร์ระบบสำหรับการบริหารจัดการภายในองค์กร ซอฟต์แวร์สำหรับวิเคราะห์ข้อมูล เป็นต้น

• Consulting Outsourcing เป็นการให้บริการที่ปรึกษาเชิงกลยุทธ์และการบริหารจัดการโครงการแก่องค์กรลูกค้า ทางบริษัทจะส่งที่ปรึกษาที่มีความเชี่ยวชาญเฉพาะด้านไปปฏิบัติงานภายในองค์กรลูกค้าในช่วงระยะเวลาหนึ่ง ซึ่งจะคอยให้คำปรึกษาด้านนวัตกรรม และการวางแผนกลยุทธ์ทางธุรกิจเป็นต้น

นอกจากนี้ยังมีบริการอื่น ๆ อย่างเช่น บริการบัญชีและการเงิน บริการด้านการจัดการทรัพยากรบุคคล การตลาด และการเขียนบทความ เป็นต้น ทั้งนี้องค์กรควรเลือกบริษัท Outsource ให้เหมาะกับความต้องการและงานที่ต้องการจ้าง Outsource ในแต่ละครั้ง เพื่อให้ได้ทีมงานที่มีความเชี่ยวชาญตรงประเด็น สามารถสร้างผลงานที่มีคุณค่าและสร้างผลลัพธ์ที่คุ้มค่าให้แก่องค์กร

สรุป

การใช้บริการ Outsource ในการรับผิดชอบดำเนินงานบางส่วน เป็นกลยุทธ์ที่ได้รับความนิยมเป็นอย่างมากในปัจจุบันสำหรับองค์กรที่ต้องการเพิ่มประสิทธิภาพการดำเนินงาน ควบคุมต้นทุน และต้องการมุ่งเน้นทรัพยากรภายในไปที่เป้าหมายหลักทางธุรกิจได้อย่างเต็มที่

สำหรับใครที่กำลังมองหา Software Development Outsourcing ที่ให้บริการพัฒนาซอฟต์แวร์และแอปพลิเคชัน สามารถใช้บริการจากทาง Cube SoftTech ผู้ให้บริการ Outsource ทางด้าน IT service และบริการ end-to-end แบบครบวงจร ตั้งแต่การวิเคราะห์กระบวนการทางธุรกิจไปจนถึงการออกแบบ พัฒนา การใช้งานจริง และการดูแลระบบหลังส่งมอบงานที่มีคุณภาพแบบมืออาชีพ