Professional IT People ~ Innovative IT Solutions
IT Staff Outsourcing Services | IT consultants | Custom Software Solutions
ในปัจจุบันงานที่เกี่ยวข้องกับการบริหารทรัพยากรบุคคลมีการพัฒนาซอฟต์แวร์และเทคโนโลยีที่ทันสมัยเพื่อช่วยให้ทำงานมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น ด้วยระบบ HRIS เครื่องมือสำคัญที่จะช่วยให้องค์กรสามารถจัดการข้อมูลบุคลากรได้อย่างมีประสิทธิภาพ และแม่นยำยิ่งขึ้น ซึ่งการนำเทคโนโลยีมาประยุกต์ใช้ในการบริหารงานบุคคล จะช่วยลดความซับซ้อนและเพิ่มความรวดเร็วในการทำงาน อีกทั้งยังช่วยลดความผิดพลาดได้มากยิ่งขึ้น
HRIS คืออะไร?
ระบบสารสนเทศด้านทรัพยากรบุคคล (Human Resource Information System) หรือ HRIS คือระบบซอฟต์แวร์ที่ออกแบบมาเพื่อจัดการและรวบรวมข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับพนักงานภายในองค์กรอย่างครอบคลุมและเป็นระบบ
ระบบ HRIS จะทำหน้าที่เก็บบันทึกข้อมูลส่วนบุคคล ประวัติการทำงาน การฝึกอบรม เงินเดือน สวัสดิการ และข้อมูลอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับทรัพยากรบุคคล โดยมีจุดประสงค์เพื่ออำนวยความสะดวกให้ฝ่าย HR สามารถบริหารจัดการข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพ
โดยจะมีตำแหน่ง HRIS Officer ซึ่งคือผู้ที่มีบทบาทสำคัญในการใช้งานระบบ HRIS ในการบริหารทรัพยากรบุคคล ช่วยให้องค์กรสามารถวิเคราะห์และวางแผนกลยุทธ์ด้านบุคลากรได้อย่างแม่นยำและมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น
ข้อมูลที่ใช้งานในระบบ HRIS มีอะไรบ้าง
หลังจากที่ได้ทำความเข้าใจกันไปแล้วว่าระบบ HRIS คืออะไร? ถัดไปเราจะมาดูกันว่าระบบ HRIS จะเก็บข้อมูลส่วนไหนของพนักงานแต่ละคนไว้บ้าง
- ข้อมูลส่วนบุคคล (สารสนเทศบุคคล) : จะเก็บข้อมูลทั่วไปอย่าง ชื่อ-นามสกุล, วันเกิด, เพศ, สถานภาพการสมรส, ที่อยู่ปัจจุบัน, ข้อมูลติดต่อ และหมายเลขประจำตัวประชาชน
- ข้อมูลการแพทย์ : ประวัติการรักษา, การตรวจสุขภาพประจำปี, การลาป่วย, ข้อมูลการประกันสุขภาพ และข้อจำกัดทางด้านสุขภาพ
- ข้อมูลด้านการศึกษา : วุฒิการศึกษา, สถาบันการศึกษา, สาขาวิชา, เกรดเฉลี่ย, การอบรมเพิ่มเติมต่าง ๆ และใบประกาศนียบัตร
- ข้อมูลอาชีพ : ประวัติการทำงาน, ตำแหน่งงาน, ระดับตำแหน่ง, หน่วยงาน และความเชี่ยวชาญเฉพาะทาง
- ข้อมูลด้านการทำงาน : วันที่เริ่มงาน, สัญญาการจ้าง, เงินเดือน, สวัสดิการ, การประเมินผลงาน และการเลื่อนตำแหน่ง
- ข้อมูลการขาดงาน : บันทึกการลา, จำนวนวันลา, สาเหตุการลา, การลาพักผ่อน, การลากิจ และการลาป่วย
- ข้อมูลเกี่ยวกับการร้องทุกข์ : บันทึกข้อร้องเรียน, การดำเนินการแก้ไข, ผลการพิจารณา และการสื่อสารระหว่างพนักงานกับองค์กร
- ข้อมูลเกี่ยวกับทัศนคติ : ผลสำรวจความพึงพอใจ, แบบประเมินความผูกพันต่อองค์กร, ข้อเสนอแนะ รวมไปถึงความคิดเห็นจากการประเมิน
จะเห็นได้ว่าระบบ HRIS คือฐานข้อมูลขององค์กรที่จะทำให้ HR สามารถเข้าใจประวัติความเป็นมา และข้อมูลต่าง ๆ ที่พนักงานเกี่ยวข้องกับองค์กรได้แบบรอบด้าน
ข้อดีของการใช้งานระบบ HRIS คืออะไร
สำหรับองค์กรที่มีขนาดใหญ่ระบบ HRIS คือเครื่องมือสำคัญในการบริหารบุคลากรในองค์กรที่มีอยู่จำนวนมาก ให้สามารถพัฒนาศักยภาพในการทำงานได้อย่างตรงจุด ซึ่งระบบ HRIS ยังมีข้อดีในด้านอื่น ๆ ดังนี้
สนับสนุนการทำงานของ HR
ระบบ HRIS คือเครื่องมือที่จะช่วยลดภาระงานด้านเอกสารของฝ่าย HR ได้อย่างมาก ทั้งการเก็บข้อมูลพนักงาน การค้นหาหรือเรียกใช้ข้อมูลก็สามารถทำได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยซอฟร์แวร์ HRIS มีการออกแบบระบบให้สามารถจัดการงานต่าง ๆ ได้อย่างอัตโนมัติเช่น การคำนวณเงินเดือน การจัดทำรายงาน การติดตามข้อมูลพนักงาน และการบันทึกประวัติการทำงาน ทำให้ HR สามารถใช้เวลาไปกับการวางกลยุทธ์และการพัฒนาทรัพยากรบุคคลได้มากขึ้น แทนที่จะเสียเวลากับงานเอกสารที่ซ้ำซาก
บริหารข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพ
การบริหารข้อมูลผ่านระบบ HRIS ช่วยให้องค์กรสามารถจัดเก็บ จัดระเบียบ และจัดการข้อมูลพนักงานได้อย่างเป็นระบบและปลอดภัย โดยระบบสามารถรวบรวมข้อมูลจากแหล่งต่าง ๆ เข้าด้วยกัน ช่วยลดความซ้ำซ้อนและข้อผิดพลาดในการบันทึกข้อมูล
นอกจากนี้ยังช่วยควบคุมและรักษาความปลอดภัยของข้อมูลส่วนบุคคล โดยสามารถกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูลต่าง ๆ ให้เหมาะสมกับแต่ละระดับของผู้ใช้งานได้อีกด้วย
เข้าถึงข้อมูลต่าง ๆ ด้านบุคลากรได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ระบบ HRIS เอื้อให้ผู้บริหารและฝ่าย HR สามารถเข้าถึงข้อมูลบุคลากรได้อย่างรวดเร็วและสะดวกยิ่งขึ้น ด้วยระบบการค้นหาและกรองข้อมูลที่มีประสิทธิภาพ สามารถดึงข้อมูลที่ต้องการได้ในทันที ไม่ว่าจะเป็นข้อมูลส่วนบุคคล ประวัติการทำงาน หรือสถิติต่าง ๆ นอกจากนี้ระบบยังสามารถสร้างรายงานและวิเคราะห์ข้อมูลเชิงลึกที่ช่วยสนับสนุนการตัดสินใจด้านทรัพยากรบุคคลได้อย่างแม่นยำอีกด้วย
ระบบ HRIS ที่ดี ควรมีการพัฒนาในด้านใดบ้าง
ในหลาย ๆ องค์กรโดยเฉพาะกับองค์กรขนาดใหญ่ที่มีความต้องการเฉพาะในการเก็บบันทึกข้อมูลพนักงานภายในองค์กร จะมีการพัฒนาระบบ HRIS ขึ้นมาเอง ซึ่งการพัฒนาระบบ HRIS ให้ดีคือหนึ่งในปัจจัยสำคัญที่ไม่ควรมองข้าม เรามาดูกันว่าในการพัฒนาระบบ HRIS มีเรื่องไหนที่ต้องให้ความสำคัญบ้าง
มีการทำ System Design ที่ดี
การเลือกระบบ Software สำหรับพัฒนา HRIS คือขั้นตอนที่สำคัญขั้นตอนหนึ่ง ควรพิจารณาถึงความสามารถในการรองรับข้อมูลขนาดใหญ่ ความปลอดภัย และความยืดหยุ่นของระบบด้วย
โดยตัวเลือกระบบ Software ที่นิยมใช้จะมี SAP SuccessFactors, Oracle HCM Cloud และ Workday HCM ซึ่งแต่ละระบบเป็น Software ที่มีการออกแบบเฉพาะ มีความสามารถในการจัดการข้อมูลครอบคลุม รองรับการทำงานแบบคลาวด์ และสามารถปรับแต่งให้เหมาะกับความต้องการเฉพาะขององค์กรได้
พัฒนาในรูปแบบแอปพลิเคชัน
การพัฒนา HRIS ในรูปแบบแอปพลิเคชันจะช่วยเพิ่มความสะดวกในการเข้าถึงและใช้งาน โดยแอป HRIS จะต้องออกแบบให้รองรับทั้งเวอร์ชันเดสก์ท็อปและมือถือ ซึ่งจะเอื้อให้พนักงานและฝ่าย HR สามารถเข้าถึงข้อมูลได้จากทุกที่ทุกเวลา นอกจากนี้ภายในแอปพลิเคชันก็ควรมีฟีเจอร์พื้นฐานอย่าง ระบบการแจ้งเตือน การอนุมัติลางานออนไลน์ และการเข้าถึงข้อมูลส่วนตัวเป็นต้น
ออกแบบ UI ให้เข้าใจง่าย
นอกจากเรื่องระบบการใช้งาน HRIS แล้ว ควรออกแบบหน้าตาของระบบ (UI) ที่เรียบง่าย สวยงาม และใช้งานง่าย โดยควรคำนึงถึงหลักการออกแบบที่เป็นมิตรต่อผู้ใช้งาน มีเมนูที่ชัดเจน การจัดวางข้อมูลเป็นหมวดหมู่ และมีระบบค้นหาที่มีประสิทธิภาพ เพื่อให้ผู้ใช้งานสามารถเข้าถึงและจัดการข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว
มีระบบที่ตอบโจทย์การใช้งาน
ระบบ HRIS ที่ดีคือระบบที่สามารถตอบโจทย์การใช้งานได้สำหรับทุกคนในองค์การทั้งฝ่ายบริหาร ทีม HR และพนักงานทั่วไป โดยควรมีฟังก์ชันการทำงานที่ครอบคลุมเช่น ระบบการบันทึกข้อมูลพนักงาน การลงเวลาเข้า-ออกงาน การคำนวณเงินเดือนอัตโนมัติ ระบบการประเมินผลงาน การจัดการการลา ระบบการฝึกอบรมและพัฒนาบุคลากร รวมถึงระบบการวิเคราะห์ข้อมูลเชิงลึก เพื่อช่วยสนับสนุนการตัดสินใจของผู้บริหาร
HRIS คือเครื่องมือสำคัญในการพัฒนาบุคลากร
ระบบ HRIS คือเครื่องมือสำคัญในปัจจุบันที่จะช่วยยกระดับการบริหารทรัพยากรบุคคลให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น ซึ่งจะครอบคลุมทั้งการจัดเก็บและจัดการข้อมูลสำคัญของพนักงาน ตั้งแต่ข้อมูลส่วนบุคคล ประวัติการทำงาน การศึกษา และข้อมูลอื่น ๆ ที่จำเป็น โดยมีประโยชน์อย่างมากในการสนับสนุนการทำงานของฝ่าย HR ทั้งลดภาระงานเอกสาร เพิ่มประสิทธิภาพการบริหารข้อมูล และอำนวยความสะดวกในการเข้าถึงข้อมูลพนักงาน
สำหรับองค์กรที่ต้องการพัฒนาระบบ HRIS และต้องการทีมงาน Outsource ที่มีความเชี่ยวชาญ บริษัท Cube SoftTech เป็นบริษัท IT Outsource ชั้นนำที่เชี่ยวชาญในการส่งออกบุคลากรด้าน IT พร้อมเป็นพันธมิตรที่ดีในการพัฒนา Software และระบบ HRIS ที่มีประสิทธิภาพ ด้วยทีมงานที่มีทักษะรอบด้านอย่าง
ด้วยทีมงานมืออาชีพที่มีความเชี่ยวชาญ ทำให้สามารถมั่นใจได้ว่าคุณจะได้รับโซลูชันที่ครอบคลุม ปลอดภัย และสามารถเพิ่มประสิทธิภาพในการบริหารทรัพยากรบุคคลได้อย่างแท้จริง
